Lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” và cách xử lý

Khi ký quên mật khẩu hoặc nộp hồ sơ trên Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn), hệ thống báo “Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan Thuế” và không cho thực hiện tiếp. Lỗi này thường gặp sau khi doanh nghiệp mua chữ ký số mới, đổi nhà cung cấp hoặc được cấp lại USB Token, nhưng chưa cập nhật chứng thư số mới lên tài khoản thuế điện tử. Bài viết giải thích nguyên nhân và 2 cách xử lý để bạn chọn cách phù hợp.

1. Nguyên nhân

Mỗi tài khoản Thuế điện tử chỉ chấp nhận các chứng thư số đã được đăng ký (khai báo số serial) với cơ quan thuế. Khi bạn dùng một chứng thư số khác với chứng thư đã đăng ký, hệ thống sẽ báo lỗi. Các trường hợp hay gặp:

• Mua chữ ký số mới hoặc chuyển sang nhà cung cấp khác (Viettel-CA, VNPT-CA, FastCA, EasyCA...).
• Token bị mất, hỏng hoặc khóa PIN, được nhà cung cấp cấp lại Token mới (serial chứng thư thay đổi).
• Chứng thư số cũ đã hết hạn, doanh nghiệp đăng ký chứng thư mới thay vì gia hạn trên Token cũ.

Để cập nhật chứng thư mới, bạn cần đăng nhập được tài khoản Thuế điện tử. Vì đăng nhập bằng mật khẩu thường cần kèm chứng thư đã đăng ký, nhiều doanh nghiệp bị “kẹt” ở bước này. Có 2 cách để vào lại tài khoản:

• Cách 1: Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử (VNeID) của người đại diện, áp dụng cho doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức. Nhanh, làm ngay tại nhà.
• Cách 2: Lên cơ quan thuế quản lý làm công văn đề nghị cấp lại mật khẩu, áp dụng khi doanh nghiệp chưa có định danh điện tử.

2. Cách 1: Đăng nhập Thuế điện tử bằng VNeID của người đại diện

Áp dụng khi doanh nghiệp đã được định danh điện tử (đã đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức trên VNeID) và người đại diện theo pháp luật có tài khoản VNeID mức độ 2.

1. Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, chọn Doanh nghiệp. Ở màn hình Đăng nhập, chọn Đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử.

   

2. Hệ thống chuyển sang trang xác thực của VNeID: đăng nhập bằng tài khoản VNeID của người đại diện (quét mã QR bằng ứng dụng VNeID hoặc nhập số định danh, mật khẩu và mã xác thực gửi về điện thoại), chọn đúng tổ chức/doanh nghiệp cần đăng nhập và xác nhận.
3. Đăng nhập thành công, cắm USB Token có chứng thư số mới vào máy (đã cài phần mềm quản lý Token và plugin ký số), rồi thực hiện cập nhật chứng thư số mới ở mục 4.

Doanh nghiệp chưa đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức nên làm sớm: theo Khoản 4, Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, Cục Thuế đề nghị người nộp thuế đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức để truy cập dịch vụ thuế điện tử thuận tiện. Sau này đổi chữ ký số sẽ không phải lên cơ quan thuế.

3. Cách 2: Lên cơ quan thuế làm công văn xin cấp lại mật khẩu

Áp dụng khi doanh nghiệp chưa có tài khoản định danh điện tử, hoặc không đăng nhập được bằng VNeID.

1. Soạn công văn đề nghị cấp lại mật khẩu tài khoản giao dịch thuế điện tử, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu doanh nghiệp. Nội dung gồm: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, lý do (chứng thư số cũ hết hạn/thay đổi, không đăng nhập được Thuế điện tử), đề nghị cấp lại mật khẩu và địa chỉ email nhận mật khẩu.
2. Mang công văn đến bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp. Người đi nộp mang theo căn cước công dân; nếu không phải người đại diện theo pháp luật thì mang thêm giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền.
3. Cơ quan thuế xử lý và gửi mật khẩu mới qua email đăng ký (hoặc tin nhắn điện thoại đăng ký với cơ quan thuế).
4. Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn bằng mã số thuế và mật khẩu mới, đổi mật khẩu theo yêu cầu của hệ thống, rồi cập nhật chứng thư số mới ở mục 4.

Mẫu và thủ tục cụ thể có thể khác nhau giữa các cơ quan thuế. Nên gọi trước cho bộ phận một cửa hoặc cán bộ quản lý để được hướng dẫn, tránh đi lại nhiều lần.

4. Cập nhật chứng thư số mới lên Thuế điện tử

Sau khi đăng nhập được bằng một trong 2 cách trên, cắm USB Token có chứng thư số mới vào máy và cập nhật (đăng ký) chứng thư số mới lên hệ thống Thuế điện tử theo hướng dẫn cập nhật chứng thư số mới lên hệ thống Thuế điện tử. Xong bước này, đăng xuất, đóng hẳn trình duyệt rồi đăng nhập lại và ký nộp hồ sơ bằng chứng thư mới.

Trước khi cập nhật, đảm bảo trình duyệt cho phép kết nối với ứng dụng ký số trên máy (Chrome, Edge, Cốc Cốc bản mới có thể chặn), cách xử lý xem hướng dẫn tắt Local Network Access Checks trên trình duyệt.

Nếu chưa quen thao tác, bạn có thể liên hệ chukyso.com để được kỹ thuật hỗ trợ từ xa miễn phí qua UltraViewer.

5. Lưu ý để tránh lỗi lần sau

• Nếu chứng thư số còn trên Token cũ, nên gia hạn trên chính Token đó: serial thường giữ nguyên hoặc được nhà cung cấp hỗ trợ cập nhật, ít phải đăng ký lại.
• Khi chuyển sang chữ ký số mới, hãy cập nhật chứng thư mới trước khi chứng thư cũ hết hạn (lúc vẫn còn đăng nhập được bằng chứng thư cũ).
• Đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp để luôn có cách đăng nhập dự phòng.
• Ngoài Thuế điện tử, nhớ cập nhật chứng thư mới cho các hệ thống khác đang dùng: Cổng dịch vụ công Thuế, hóa đơn điện tử, BHXH, hải quan.

Xem thêm: lỗi “Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký”, VNeID thêm tính năng đăng ký chứng thư chữ ký số, lỗi “Tải Plugin tại đây” khi ký tờ khai thuế. Cần mua mới hoặc gia hạn chữ ký số, xem bảng giá chữ ký số các nhà cung cấp.