Lỗi “Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký”: nguyên nhân và cách khắc phục 2026

Thông báo “Thông tin mã số thuế không khớp với serial đăng ký” xuất hiện khi chữ ký số bạn đang dùng chưa được đăng ký với cơ quan thuế trong hồ sơ sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Lỗi hay gặp nhất ngay sau khi gia hạn chữ ký số, đổi USB Token hoặc đổi nhà cung cấp. Bài viết giải thích nguyên nhân, cách tự kiểm tra và các bước khắc phục dứt điểm.

1. Lỗi xuất hiện khi nào?

• Khi lấy lại mật khẩu bằng chữ ký số trên Cổng hóa đơn điện tử hoadondientu.gdt.gov.vn (Quên mật khẩu > xác thực bằng chữ ký số). Sau khi chọn chứng thư và nhập PIN, cổng báo mã số thuế không khớp với serial đăng ký và không cấp lại mật khẩu.
• Khi phát hành hóa đơn có mã: hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã với lý do tương tự (trên một số phần mềm hóa đơn hiển thị kèm mã lỗi 20037).

Cả hai trường hợp có chung một gốc: số serial của chứng thư số đang ký không có trong danh sách chứng thư số ở tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT) đã được cơ quan thuế chấp nhận gần nhất.

2. Nguyên nhân thường gặp

1. Gia hạn chữ ký số được cấp chứng thư mới: khi gia hạn, nhà cung cấp thường cấp chứng thư số mới với số serial mới. Nếu chưa khai báo serial mới với cơ quan thuế, hệ thống vẫn chỉ nhận serial cũ.
2. Đổi USB Token, đổi nhà cung cấp chữ ký số (VD: chuyển từ VNPT-CA sang Viettel-CA) hoặc thay đổi thông tin trên chứng thư (tên, địa chỉ doanh nghiệp) nhưng chưa nộp tờ khai thay đổi.
3. Dùng song song hai nhà cung cấp hóa đơn điện tử: tờ khai nộp sau qua phần mềm của nhà cung cấp B sẽ thay thế tờ khai trước. Nếu tờ khai mới chỉ khai chữ ký số dùng bên B thì chữ ký số đang dùng bên A bị “mất” và báo lỗi.
4. Cắm nhầm Token hoặc chọn nhầm chứng thư: máy có nhiều chứng thư (của nhiều công ty, hoặc chứng thư cũ đã hết hạn) và bạn chọn chứng thư không thuộc mã số thuế đang thao tác.

3. Cách tự kiểm tra trước khi khắc phục

Bước 1: Xem serial và mã số thuế trên chứng thư đang dùng

• Mở phần mềm quản lý USB Token của nhà cung cấp, xem Số serial (Serial number), mã số thuế và ngày hết hạn của chứng thư.
• Hoặc nhấn Windows + R, gõ certmgr.msc > Personal > Certificates, mở chứng thư của doanh nghiệp > tab Details > dòng Serial number.

Bước 2: Xem danh sách chứng thư đã đăng ký với cơ quan thuế

• Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn (nếu còn đăng nhập được) > Tra cứu > Thông báo từ CQT > tab 01/TB-ĐKĐT (thông báo chấp nhận) để mở tờ khai được chấp nhận gần nhất.
• Xem mục Danh sách chứng thư số sử dụng: so sánh serial ở đây với serial ở Bước 1. Đồng thời xem tờ khai đó được gửi qua đơn vị truyền nhận / nhà cung cấp hóa đơn nào.
• Nếu không đăng nhập được, nhờ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng tra lại tờ khai gần nhất giúp bạn.

Serial ở Bước 1 không có trong danh sách ở Bước 2 thì chắc chắn cần nộp tờ khai thay đổi thông tin như mục 4. Nếu serial đã có trong danh sách mà vẫn báo lỗi, hãy kiểm tra lại mục 2.4 (chọn nhầm chứng thư) hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

4. Cách khắc phục: nộp tờ khai thay đổi thông tin 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có chữ ký số, doanh nghiệp phải nộp tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT để cơ quan thuế cập nhật.

1. Lập tờ khai trên phần mềm hóa đơn điện tử đang dùng (MISA meInvoice, VNPT, Viettel, EasyInvoice, BKAV...), chọn Thay đổi thông tin.
2. Tại mục Danh sách chứng thư số sử dụng, thêm chứng thư số mới (đọc trực tiếp từ USB Token để đúng serial, thời hạn). Giữ lại chứng thư cũ nếu vẫn còn dùng; chứng thư không dùng nữa thì chọn hình thức Ngừng sử dụng.
3. Nếu dùng song song nhiều nhà cung cấp hóa đơn, khai đầy đủ chữ ký số, loại hóa đơn, hình thức hóa đơn và đơn vị truyền nhận của tất cả các bên đang dùng, để tờ khai mới không làm mất thông tin của bên còn lại.
4. Ký số và gửi tờ khai tới cơ quan thuế.
5. Xác thực tờ khai: từ ngày 15/5/2026, khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, người đại diện theo pháp luật (chủ hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân) phải xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile (kế toán không làm thay được); các thay đổi khác xác thực bằng OTP/email. Hệ thống gửi email hướng dẫn, cần xác thực trong thời hạn quy định (thường 1 ngày làm việc), quá hạn tờ khai có thể bị từ chối và phải làm lại. Xem hướng dẫn xác thực sinh trắc học trên eTax Mobile.
6. Chờ cơ quan thuế phản hồi: thông báo tiếp nhận 01/TB-TNĐT và thông báo chấp nhận 01/TB-ĐKĐT được gửi về email đăng ký, thường trong 1 ngày làm việc.
7. Sau khi tờ khai được chấp nhận: thực hiện lại việc lấy lại mật khẩu bằng chữ ký số, hoặc lập và phát hành lại hóa đơn.

Hóa đơn đã bị cơ quan thuế từ chối cấp mã không có giá trị pháp lý. Sau khi tờ khai được chấp nhận, bạn cần lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn bị từ chối, không phải điều chỉnh hay thay thế hóa đơn đó.

5. Lấy lại mật khẩu bằng chữ ký số sau khi tờ khai được chấp nhận

1. Cắm USB Token, kiểm tra máy đã cài và đang chạy HDDT Plugin (xem hướng dẫn cài đặt HDDT Plugin).
2. Vào hoadondientu.gdt.gov.vn > Đăng nhập > Quên mật khẩu, nhập mã số thuế và các thông tin cổng yêu cầu.
3. Chọn Lấy lại mật khẩu, chọn đúng chứng thư số mới vừa khai báo, nhập PIN. Mật khẩu mới được gửi về email đăng ký với cơ quan thuế.

Nếu gặp thông báo “Không tìm thấy ứng dụng nền HDDT Plugin” hoặc “Không tìm thấy chứng thư số nào hợp lệ”, xem bài sửa lỗi HDDT Plugin.

6. Cách phòng tránh lỗi

• Mỗi lần gia hạn, đổi Token hoặc đổi nhà cung cấp chữ ký số, nộp ngay tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT bổ sung chứng thư mới trước khi chứng thư cũ hết hạn.
• Trong thời gian chuyển đổi, khai cả chứng thư cũ và mới để không bị gián đoạn xuất hóa đơn.
• Dùng nhiều nhà cung cấp hóa đơn: luôn khai đủ thông tin của tất cả các bên trong mỗi tờ khai.
• Đặt tên/ghi chú rõ cho từng USB Token nếu kế toán quản lý chữ ký số của nhiều công ty.

Chữ ký số sắp hết hạn? Xem bảng giá gia hạn chữ ký số hoặc liên hệ chukyso.com để được hỗ trợ gia hạn và khai báo tờ khai thay đổi chữ ký số với cơ quan thuế.