Hướng dẫn cấp bù thời hạn chứng thư số I-CA trên USB Token (2026-2027)

Từ ngày 20/06/2026 đến ngày 24/01/2027, I-CA (Công ty Cổ phần ICORP) triển khai cấp bù thời hạn chứng thư số cho khách hàng đang dùng chữ ký số I-CA trên USB Token. Việc cấp bù miễn phí, làm ngay trên phần mềm ICA Token Manager trong vài phút. Bài viết hướng dẫn từng bước và những việc bắt buộc phải làm sau khi cấp bù để không bị gián đoạn kê khai thuế, xuất hóa đơn.

1. Vì sao phải cấp bù chứng thư số?

Gói chữ ký số bạn mua có thời hạn hợp đồng (1, 2, 3 năm...), nhưng chứng thư số ghi trong Token không được vượt quá thời hạn giấy phép của nhà cung cấp. Khi giấy phép của nhà cung cấp được gia hạn, chứng thư cũ trong Token vẫn chỉ có hiệu lực đến mốc cũ, sớm hơn ngày hết hạn hợp đồng. Cấp bù là việc cấp chứng thư số mới để bạn dùng đủ thời gian đã trả tiền. Xem giải thích chi tiết: Cấp bù chứng thư số là gì?

Sau khi cấp bù, Token có chứng thư số mới với số serial mới. Chứng thư cũ chỉ còn hiệu lực tối đa 30 ngày, nên bạn cần cập nhật chứng thư mới lên các hệ thống đang ký số (mục 4).

2. Chuẩn bị

• Chỉ áp dụng với chứng thư số I-CA dùng USB Token.
• Máy tính đã cài ICA Token Manager (chưa cài: xem hướng dẫn cài đặt chữ ký số I-CA), có kết nối Internet.
• Biết mã PIN của Token. Luôn cắm Token trong suốt quá trình cấp bù, không rút ra giữa chừng.

3. Các bước cấp bù trên USB Token

Bước 1: Mở thông báo cấp bù và nhập thông tin liên hệ

Cắm Token vào máy, mở ICA Token Manager. Với chứng thư thuộc diện cấp bù, cửa sổ Cấp bù thời hạn Chứng Thư Số tự hiện ra với tên doanh nghiệp, mã số thuế, tỉnh/thành. Bấm Chấp nhận.

Hộp Thông tin liên hệ hiện ra: nhập tên cá nhân, số điện thoại và email của người phụ trách (để nhận thông báo về chứng thư), rồi bấm Chấp nhận.

Bước 2: Nhập mã PIN

Nhập mã PIN của Token và bấm Đăng nhập.

Bước 3: Xác nhận thông tin và ghi chứng thư mới

Bảng Xác nhận thông tin chứng thư số hiện thông tin thuê bao, thời hạn hiệu lực mới và serial. Kiểm tra lại, tick ô cam kết thông tin chính xác và bấm Xác nhận. Phần mềm sinh khóa mới và báo “Đang ghi Chứng thư số, vui lòng chờ…”. Khi hiện “Cấp Bù Thời Hạn Chứng Thư Số thành công”, bấm OK.

Bước 4: Kiểm tra chứng thư sau cấp bù

Vào Chứng thư số trong ICA Token Manager: Token lúc này hiển thị 2 chứng thư của cùng doanh nghiệp: chứng thư cũ và chứng thư đã cấp bù. Chọn Thông tin để xem serial chứng thư số mới và ngày hiệu lực đến; ghi lại serial mới để cập nhật ở bước sau.

4. Việc phải làm sau khi cấp bù (quan trọng)

Sau cấp bù, ICA Token Manager hiển thị nhắc nhở: chứng thư số cũ chỉ còn hiệu lực tối đa 30 ngày kể từ khi cấp bù. Trong 30 ngày này, hãy cập nhật chứng thư mới lên tất cả các hệ thống bạn đang ký số:

• Thuế điện tử (eTax): đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn và cập nhật/đăng ký chứng thư số mới cho tài khoản kê khai, nộp thuế.
• Hóa đơn điện tử: nộp tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT bổ sung chứng thư mới (thường lập ngay trên phần mềm hóa đơn đang dùng) và chọn chứng thư mới trong phần mềm hóa đơn. Bỏ qua bước này sẽ gặp lỗi mã số thuế không khớp với serial đăng ký.
• Bảo hiểm xã hội điện tử: cập nhật chứng thư số mới trên phần mềm/cổng giao dịch BHXH đang dùng.
• Hải quan điện tử, Dịch vụ công, Kho bạc, ngân hàng điện tử, mạng đấu thầu (muasamcong): đăng ký lại hoặc cập nhật chứng thư số mới theo chức năng thay đổi chữ ký số của từng hệ thống.
• Phần mềm kế toán, hợp đồng điện tử có cấu hình ký số: chọn lại chứng thư mới.

Quá 30 ngày mà chưa cập nhật, các hệ thống vẫn khai báo chứng thư cũ sẽ báo chữ ký số không hợp lệ và bạn không ký được tờ khai, hóa đơn.

5. Lưu ý

• Không thấy cửa sổ cấp bù khi mở ICA Token Manager: cập nhật phần mềm lên bản mới (mục Cập nhật hoặc tải ICA Token Manager), cắm lại Token. Vẫn không thấy, liên hệ tổng đài I-CA 1900.0099 để kiểm tra chứng thư có thuộc diện cấp bù không.
• Thời gian cấp bù còn ngắn (hợp đồng sắp hết), có thể kết hợp gia hạn chữ ký số I-CA để dùng liên tục, chỉ phải cập nhật chứng thư lên các hệ thống một lần.
• Khách mua chữ ký số tại chukyso.com được hỗ trợ cấp bù và cập nhật chứng thư lên thuế, hóa đơn, BHXH từ xa miễn phí.

Nội dung và ảnh minh họa tham khảo hướng dẫn của I-CA (i-ca.vn); thông tin cá nhân trong ảnh đã được làm mờ.